Kustannussäästöt ja parempi ennakoitavuus - Näin kehitimme kiinteistönhoidon malliamme

Kustannukset alas ja palvelutaso ylös. Kuulostaa epäilyttävän hyvältä. Tähän päästiin, kun vuokra-asuntokohteiden kiinteistönhoidon mallia alettiin kehittää ja yhdenmukaistaa.

Realia Management aloitti vuokra-asuntoja omistavien asiakkaidensa kiinteistönhoidon mallin kehittämisen vuonna 2014. Työn tuloksena syntyi yhdenmukainen toimintamalli, joka on tuonut kiinteistöjen omistajille kustannussäästöjä, kulujen parempaa ennakoitavuutta sekä laadukkaampia huoltopalveluita. Malli kattaa siivouksen ja kiinteistöhuollon palvelut sekä tarpeen mukaan turva- ja taloteknisen laitehuollon sekä kattohuollon palvelut. Myös kiinteistöjen jälleenmyyntiarvo pystytään säilyttämään parempana pidemmällä tähtäimellä.

Huoltokustannukset alas yhtenäistetyllä siivouksella ja kiinteistöhuollolla

Kiinteistönhuolto ja siivous ovat eniten läsnä asukkaiden arjessa ja tärkeässä roolissa asukaskokemuksen rakentamisessa. Toimintamallin kehittäminen olikin luontevinta aloittaa kiinteistöhuollon ja siivouksen uudelleenjärjestelyistä.

”Yhtenäistimme useiden kohteidemme huolto- ja siivoussopimukset, jolloin palveluntarjoajien lukumäärä väheni tuntuvasti. Paikallisten palveluntarjoajien valinnalla takasimme nopean saatavuuden ja helpon yhteydenoton tarvittaessa”, kertoo Realia Managementissa ylläpidon johtamispalveluista vastaava Matti Himmanen.

”Mallin kehittämisen aikana kävimme tiivistä dialogia sekä kiinteistönomistajien että palveluntarjoajien kanssa, sillä järjestelyn täytyy olla kaikille mielekäs”, Himmanen jatkaa.

Uudelleenjärjestelyn ansiosta Realialle muodostui hyvä käsitys yleisestä käyvästä hintatasosta. Näin voidaan jo tarjousvaiheessa rajata pois esimerkiksi liian alhaiset tarjoukset, joista nähdään, ettei edellytetty palvelutaso voi toteutua.

Kiinteistöhuolto- ja siivouspalveluiden uudelleenjärjestely ovat tuoneet tuntuvat kustannussäästöt. Vuositasolla puhutaan satojen tuhansien eurojen säästöistä kiinteistöjen omistajille huoltokustannusten alenemisena.

Kiinteistönhoidon kustannukset paremmin ennakoitavissa

Kustannusten parempi ennakointi oli yksi tärkeä tavoite kiinteistönhoidon mallia kehitettäessä. Sisällyttämällä mahdollisimman suuri osa kiinteistönhoidon palveluista kiinteähintaiseen sopimukseen parannettiin huomattavasti kustannusten ennustettavuutta.

Luonnollisesti kaikkia hoitokustannuksia ei ole mahdollista sisällyttää kiinteään hintaan - esimerkiksi talven lumenpudotustarvetta on mahdoton ennustaa etukäteen. Myös päivystystöiden määrä vaihtelee.

Kun kiinteähintaisiin sopimustehtäviin sisältyy kuitenkin mahdollisimman suuri osa hoitotöistä, varmistetaan, että ne todella tehdään.

”Esimerkiksi rappukäytävien talon korkuisten lasiseinien ja yhteistilojen ikkunoiden pesu unohtuu helposti vuosiksi. Osana kiinteää sopimusta nämäkin työt hoidetaan sovitusti ja talo säilyy edustavan näköisenä”, Himmanen toteaa.

Asuntoa etsivälle vuokralaiselle muodostuu hyvä ensivaikutelma, kun talon piha, julkisivu ja rappukäytävä ovat siistit.

Uudelleenjärjestely nosti talo- ja turvatekniikan palvelut tämän päivän vaatimusten tasolle

Talotekniikka kehittyy vauhdilla erityisesti uudiskohteissa. Realia Managementissa koettiin, että talotekniikan huoltoon tarvitaan asiaan erikoistunut valtakunnallinen yhteistyökumppani.

”Kun palvelu käynnistetään jo takuuaikana, on mahdollista varmistaa, että talotekniset järjestelmät on toteutettu suunnitelmien edellyttämällä tavalla.”

Ammattimaista turvatekniikkaa edellyttävät ns. korttelikiinteistöt ja esimerkiksi sprinklereitä sisältävät parkkihallit yleistyvät nopeasti. Yhtenäiset käytännöt ja tiivis yhteistyö muutaman palveluntarjoajan kanssa varmistavat, että turvatekniikka toimii arjessa.

Kiinteistönomistajille on tärkeää, että talo- ja turvatekniikan järjestelmät on toteutettu suunnitelmien ja urakkasopimuksen mukaisesti. Valikoitujen ammattilaisten kanssa toimiminen varmistaa tämän.  

Korjaus- ja huoltotöiden oikea-aikaisuus säilyttää kiinteistön arvon kustannustehokkaasti  

Tuttujen yhteistyökumppanien kanssa sovitut käytännöt varmistavat, että kiinteistönomistaja saa Realia Managementin tekniseltä managerilta arvokasta elinkaarianalyysiä sekä pidemmän tähtäimen kunnossapitosuunnitelman. Tärkeää on myös huoltotoimenpiteiden ajoittaminen yhä oikea-aikaisemmin.

”Seuraava kehitysaskeleemme on kiinteistönhuollon ja siivouksen laatutason auditoinnin kehittäminen”, kertoo Himmanen jatkosuunnitelmista.

Tiivis yhteydenpito kiinteistönomistajaan ja palveluntarjoajiin varmistaa sen, että Realian asiantuntijoilla on hyvä näkemys siitä, miten huolto- ja korjaustoimet kannattaa ajoittaa. Näin kiinteistön arvo ja asuinmukavuus säilyvät parhaalla mahdollisella tasolla.

 

Kiinteistönhoidon uudelleenjärjestelyn vaikutukset vuokra-asuntokiinteistöjen omistajalle:

  • Kiinteistöhuolto- ja siivouskustannusten lasku
  • Kiinteistönhoitokustannusten parempi ennakoitavuus
  • Talo-, turva- ja kattotekniikan palvelut huippuammattilaisten toteuttamana  
  • Kiinteistön pitkän tähtäimen elinkaarianalyysi ja huoltotöiden oikea ajoittaminen
  • Kiinteistön arvon ja asuinmukavuuden säilyttäminen parhaalla tasolla