Digitaaliset palvelut kiinteistöjohtamisessa yleistyvät – olennaista on, miten datasta johdetaan oikeat toimenpiteet

Digitaalisuus on jo nyt kiinteä osa kiinteistöjohtamisen prosesseja, mutta sitä ei hyödynnetä vielä lainkaan niin paljon kuin olisi mahdollista, sanoo Jukka Koskela, Realia Managementin toimitilojen kiinteistöjohtamispalveluista vastaava johtaja. Digitaaliset palvelut luovat pohjaa tehokkaammalle toiminnalle, josta hyötyvät kaikki osapuolet.

Kuvitellaan, että vuokralainen vastaa kerran vuodessa kyselyyn, johon hän vuodattaa tyytyväisyytensä ja tyytymättömyytensä tiloihin, joissa työskentelee päivittäin. Kiinteistön omistaja ja ylläpitäjä saavat kyselystä yhteenvedon ja vertailutaulukon.

– Saadaanhan siitä laadukasta dataa, ja upeaa on, että kiinteistön omistaja voi verrata pisteitään toisten omistajien pisteisiin. Tulokset tulevat kuitenkin myöhässä, sillä korjaamisen paikat menivät jo, Koskela sanoo.

Digitalisaatio tuo onneksi runsaasti vaihtoehtoja datan oikea-aikaisempaan keräämiseen, sillä tieto on tärkeä päätöksenteon väline. Oikeiden päätösten tueksi tarvitaan riittävästi laadukasta dataa. Koskela muistuttaa, että vielä tärkeämpi kysymys on, miten olemassa oleva data johtaa oikeisiin optimoiviin toimenpiteisiin.

Data kiteytyy asiakkaan hyödynnettäväksi

Asiakkaalle kiinteistöjohtaminen konkretisoituu usein raportoinnin muodossa. Raportoinnin tehtävänä on luoda asiakkaalle mahdollisimman hyvät puitteet ymmärtää tilanne ja tehdä omia johtopäätöksiään.

– Loputon kehittymisen paikka on siinä, miten löydetään parhaat keinot tuoda esiin juuri niitä asioita, joita asiakas haluaa seurata ja ymmärtää. Tähän kaiken kerättävän datan olisi lopulta kiteydyttävä. Oli asiakkaan strategia kiinteistönsä varalle mikä hyvänsä, tilanteen näkeminen ja ymmärtäminen auttaa häntäkin päätöksenteossa, Koskela avaa.

Perinteisesti kiinteistön omistajalle on raportoitu esimerkiksi siitä, mihin suuntaan kiinteistö on tuottojen kannalta menossa. Data tekee mahdolliseksi porautua syvemmälle kiinteistöön liittyvään tietoon ja tarkastella asioita niin suurella kuin hyvin pienellä skaalalla esimerkiksi nettotuottojen ja olosuhteiden kannalta.

– Pystymme jo seuraamaan olosuhteita huoneisto- ja huonetasolla. Kun tämä taso viedään myös raportoinnin maailmaan, saadaan läpinäkyvyys kokonaisuudesta vietyä todella pitkälle. Olemme ottamassa isoa askelta siihen suuntaan, että reaaliaikainen raportointi olisi saatavissa kaikkialla ja lisäksi helposti muokattavissa sen mukaan, mitä mittareita missäkin kohteessa on tärkeää seurata, Koskela sanoo.

Digitaalisilla palveluilla vuokralainen tyytyväiseksi ja jalanjälki pienemmäksi

Vuokralaistyytyväisyyttä rakentavat optimaaliset olosuhteet kiinteistössä. Toimitiloissa olosuhteiden täytyy tukea työskentelyä, mutta poikkeamiin voi olla vaikea reagoida jälkikäteen ilman riittävää dataa.

– Kiinteistöissä on jo nyt paljon mittaavaa talotekniikkaa, joka tuottaa dataa esimerkiksi lämpötilasta tai energian ja veden käytöstä. Kun nähdään, miten vaikkapa lämpötila elää päivän aikana, päästään nopeammin kiinni siihen, mitä pitäisi korjata. Suurempi tiedon määrä ja sen parempi laatu tekevät huoltotoimenpiteistä tehokkaampia.

Energiankäytön reaaliaikainen hallinta ja muutoksiin reagointi on myös vastuullista kiinteistön ylläpitoa. Kun ympäristön etu ja energiatehokkuus otetaan huomioon, pienenevät sekä luonnolle kertyvä taakka että kaikkien osapuolten kustannukset. Jukka Koskela näkee, että energian etähallinta tuo suuria mahdollisuuksia siihen, miten kiinteistöt voivat kehittyä energiatehokkaammiksi.

Realia Managementin Olosuhteet näkyviksi -palvelun avulla kiinteistön olosuhteita voidaan tarkastella huone kerrallaan ja asettaa raja-arvot, joiden sisällä halutaan pysyä. Jos luku keikahtaa suuntaan tai toiseen, voidaan korjaaviin toimenpiteisiin ryhtyä saman tien.

– Olosuhteiden hallinta pelaa kaikkien pussiin. Se nostaa vuokralaistyytyväisyyttä, kun työtiloissa ei ole liian kuuma tai kylmä tai ilmanvaihto liian pienellä. Tyytyväisyys korreloi vahvasti myös omistajan tuottojen kanssa, sillä hyvin palveltu vuokralainen haluaa pysyä paikallaan, Koskela sanoo.

 

Fiksumpi työnteko vapauttaa resursseja olennaiseen

Kiinteistön omistajan ja vuokralaisen lisäksi digitaalisuuden tuomista hyödyistä pääsee nauttimaan myös kiinteistöjohtamisen palveluntarjoaja, joka saa arkeensa lisää hallintaa. Selkeät prosessit ja ajan tasalla pysyminen näkyvät totta kai myös palvelun laatuna asiakkaalle ja vuokralaiselle.

– Tehokkuus tarkoittaa fiksumpaa tekemistä, ei sitä, että piiskataan työntekijöitä juoksemaan kovempaa. Työn ja prosessien mallintaminen järjestelmään, joka muistuttaa tehtävistä sekä ohjaa ja seuraa tekemistä, tuo työhön entistä enemmän systemaattisuutta ja suunnitelmallisuutta, Koskela sanoo.

Koskela muistuttaa myös, että tiedon tehokkaampi ja käyttäjäystävällisempi hyödyntäminen tuo sujuvuutta päätöksentekoon, mikä on suuri kilpailuvaltti. Lisäksi se, että kiinteistön omistajalle tärkeän tiedon käsittely automatisoituu, vapauttaa resursseja järkevämpiin töihin, joissa tarvitaan ihmistä.

– Voihan sitä tehdä datan pohjalta sata taulukkoa, vetää diaesityksen ja kirjoittaa lopuksi romaanin, mutta se jos mikä syö aikaa. Kun tieto jalostuu saavutettavaan muotoon automaattisesti, voidaan tehdä enemmän työtä, joka tuottaa arvoa asiakkaalle. Tätä on esimerkiksi syntyvän datan tarkempi analysointi ja ymmärtäminen sekä toimenpiteiden johtaminen, Koskela pohtii.

Lue lisää: Olosuhteet näkyviksi -palvelu sujuvoittaa kiinteistön ylläpitotyötä ja kasvattaa vuokralaistyytyväisyyttä